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GESTION INTÉGRÉE
DE LA REPROGRAPHIE
 

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Gestion intégrée de la reprographie

NOUVEAU: Voyez les nouvelles fonctionnalités évoluées de la Version 5 !

 

Avantages du système :

 

  • 100% Web, disponible de partout, rien à installer sur aucun poste de travail!
  • Intégration totale à LDAP (Active Directory et NDS).
  • État des dépenses beaucoup plus fidèle.
  • Instauration d’une notion d’imputabilité pour les utilisateurs (contrôle budgétaire).
  • Suivi facile des demandes de reprographie (réquisitions) dans le système.
  • Création des demandes décentralisée et de manière électronique  (i.e. de l’extérieur du local de la reprographie).
  • Transmission de documents en format électronique (PDF).
  • Sélection des produits disponibles en inventaire.
  • Calcul automatique des coûts d’une réquisition (incluant les taxes) et rétroaction immédiate pour l’enseignant(e), le membre du personnel ou le client externe.
  • Intégration avec les logiciels financiers (ou tout autre système sur demande).
  • Économies appréciables (recto/verso) tout en respectant l’environnement.
  • Retour sur investissement en moins de 6 mois!

 

 

Grâce à Repro+, plusieurs irritants pour le personnel administratif, professionnel ou le client externe seront éliminés comme:

 

  • Aucune obligation de connaître la nomenclature des postes budgétaires
  • Aucune saisie redondante de l’information ni erreur de transcription
  • Possibilité de joindre à la réquisition un document sous forme électronique (PDF)
  • Suivi facile via le Web de l’état d’avancement de ses réquisitions et possibilité de les modifier et/ou de les détruire (tant qu’elles ne sont pas terminées)
  • Processus manuel et administratif considérablement allégé


Le système Repro+ se compose de 9 modules,  les voici :

 

Réquisition

Module de réquisition de base pour les utilisateurs permettant de:

  • Préparer des réquisitions et les soumettre
  • Voir l’état d’avancement de ses réquisitions

Module de réquisition élaboré pour le coordonnateur d’un service permettant de:

  • Préparer des réquisitions et les soumettre
  • Voir l’état d’avancement de ses réquisitions
  • Voir les réquisitions faites avec le(s) poste(s) budgétaire(s) de son service
  • Préparer des réquisitions externes: pour clients externes

 

Recherche

  • Par # de réquisition
  • Par client
  • Par poste budgétaire
  • Par date
  • Par type de demande
  • Par # d’originaux
  • Par # de copies
  • Par type de fourniture
  • …sur tous les champs du

formulaire de réquisition

 

Contrôle des travaux

Module d’affichage en temps réel des travaux soumis à la reprographie selon la nature du travail :

  • Photocopie
  • Photocopie étendue
  • Cahier
  • Envoi électronique
  • Manuel-guide

… et qu’on peut trier selon les différents champs qui composent la réquisition

 

Facturation des clients externes

Module de facturation des travaux aux clients externes permettant de :

  • Voir et préparer les factures
  • Imprimer les factures
  • Reporter les factures au système financier

 

Gestion des manuels-guide

Module de gestion des cahiers d’enseignement en classe permettant de :

  • Lister tous les manuels-guide disponibles
  • Définir de nouveaux manuels-guide
  • Modifier des manuels-guide existants
  • En contrôler la production
  • … avec gestion des droits d’auteur intégrée

 

Gestion des clients

Module de gestion des droits d’accès:

  • Aux modules de Repro+
  • Aux postes budgétaires

Module de gestion des droits d’envoi de documents électroniques attachés aux réquisitions

 

Gestion des lots

Module de gestion des lots d’imputation par poste budgétaire avec report manuel au système de « Gestion Financière »

 

Rapports (20)

  • Liste des réquisitions: par agent, selon un intervalle de dates, selon le # d’originaux et de copies, ajustées
  • Liste des clients: tous, par accès, par # d’employé
  • Liste des manuels-guide: les réquisitions (par date), inventaire (par session, rapport Excel), liste des doits d’auteurs (par session), liste complète des manuels-guide, mise à jour des prix
  • Liste des produits: formulaire d’inventaire périodique, utilisation des produits (par date), liste de prix
  • Liste des postes budgétaires: par affectation, liste des dépenses par poste, historique des lots d’imputation par poste, dépenses des postes budgétaires
  • Liste des factures externes (selon un intervalle de dates), rapport des factures de manuels-guide

 

Autres fonctionnalités

  • Facturation d’articles en inventaire (clients externes)
  • Facturation de petite caisse
  • Gestion des produits par client (stock, qté, prix …)
  • Gestion des postes budgétaires (par département et par  client)
  • Réimpression d’une réquisition

 

 

 

 
 
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